La Web 2.0 y los Medios Sociales, un nuevo paradigma para el sector de Congresos y Reuniones.

La Web 2.0 está transformando el marketing y la gestión en el sector de congresos y reuniones, aportándoles muchas ventajas a los organizadores, expositores y asistentes.

No obstante, se trata de un término impreciso que abarca una amplia gama de tecnologías que forman parte de la ola de cambios radicales que está arrasando la sociedad y el mundo empresarial.El presente artículo abordará los componentes claves de la Web 2.0, con el acento en el impacto que tiene en el sector de congresos y reuniones.
La Web 2.0 gira en torno a los individuos –los contenidos generados por los usuarios están transformando la estructura de la Web–, dejando atrás las páginas web estáticas para convertirse en un plataforma participativa. He aquí algunas de las aplicaciones más destacadas:

Los wikis

Los wikis son sitios web interactivos. El más conocido de todos es Wikipedia una enciclopedia online gratuita con más de 12 millones de artículos en más de cien idiomas. Los internautas han generado todos los contenidos de este sitio muy útil.

Una de las aplicaciones de Wiki, de la que los profesionales del sector de congresos y reuniones pueden sacar gran provecho, es Google Docs , que dispone de un procesador de textos y hojas de cálculo gratuitas. Las hojas de cálculo constituyen una muy buena herramienta de gestión de proyectos, con una serie de estupendas aplicaciones para la industria de los eventos.
Por medio de Google Docs se pueden importar hojas de cálculo Excel o crear hojas de cálculo online. La persona que las crea puede invitar a otros a visualizarlas o editarlas. Si alguien realiza un cambio en una de las celdas de la hoja de cálculo, todo el mundo visualizará la modificación inmediatamente; ¡todos tienen acceso simultáneamente a la misma página! Lo que hace innecesario enviar las versiones actualizadas de la hoja de cálculo por correo electrónico.
Si eres organizador profesional que colabora con alguien que se encuentra en otro lugar o in situ, o si tienes que tratar con un proveedor, debes considerar el uso de esta aplicación de Wiki, una herramienta de gestión de proyectos Web 2.0 tanto útil como gratuita.

Los blogs

Los blogs son bitácoras online que suelen ser redactados por un individuo o grupo. Las entradas suelen clasificarse por fechas, con las más recientes en primer lugar, y en muchos casos los usuarios pueden publicar comentarios. Hay millones de blogs. Technorati (www.technorati.com), el Google de los blogs, te permite realizar búsquedas con casi cualquier palabra o frase; y encontrarás un blog sobre el tema en cuestión.
Los blogs pueden utilizarse para promocionar eventos. Muchas asociaciones del sector, como PCMA, MPI o ASAE, han creado canales de blogs sobre los eventos que organizan para despertar el interés del público, obtener retroalimentación y crear una comunidad. Tuve ocasión de ver lo útil que es en el eMERGE Technology Showcase para IAEE. Los ponentes de la primera edición de este evento accedieron a publicar información en el blog de eMERGE sobre los temas elegidos para sus presentaciones. Después de varias publicaciones, aumentó el tráfico hacia el sitio web del evento, lo que demuestra la utilidad de estas herramientas de promoción gratuitas.
Si te gustaría publicar tu propio blog, Blogger es un buen sitio para empezar, además de ser gratuito.

Los podcasts

Los podcasts son programas de entrevistas de radio/vídeo disponibles a petición del usuario, a los que se puede acceder a través de un ordenador o descargar con un iPod u otro dispositivo de MP3. Es barato grabarlos y se pueden distribuir, básicamente gratis, vía iTunes, otro distribuidor de podcasts, y/o a través de un sitio web.
Los podcasts también constituyen una muy eficaz herramienta de promoción para eventos. Las reuniones generan contenidos. Por ejemplo, realizar un podcast de unas entrevistas con los ponentes sobre sus presentaciones es la mejor manera de animar al público a asistir a un evento. Si se hacen debidamente, los podcasts aumentarán el tráfico hacia tu sitio web, generarán negocio y atraerán al público al evento en cuestión.
YouTube y los canales de distribución de vídeosLos vídeos están de moda. Uno de los canales de distribución de vídeos más conocidos es YouTube , con millones de vídeos a disposición de los usuarios que pueden publicar los suyos gratuitamente.

Un ejemplo clásico de un “vídeo viral” –uno que generó millones de visualizaciones gracias al hecho de que los usuarios lo compartiesen los unos con los otros– es Will It Blend . BlendTec comercializa una licuadora muy cara que puede con casi cualquier cosa. El director general de la empresa, en una ráfaga de inspiración, empezó a publicar en YouTube vídeos baratos en los que se veía la licuadora triturando objetos raros (bolas de golf, canicas, trozos de madera y, en el momento álgido del lanzamiento del nuevo móvil, un iPhone).

El vídeo original del iPhone realizado por BlendTec ha generado más de 6,5 millones de visualizaciones gracias al hecho de que los usuarios lo hayan compartido los unos con los otros; y todo por un coste total de alrededor de 600 dólares.

Los organizadores profesionales pueden aprovechar estos canales de distribución gratuita de vídeos para promocionar sus eventos. Antes del evento, sopesa la posibilidad de grabar vídeos cortos de los ponentes hablando de sus presentaciones para publicarlos en los canales de distribución con un enlace hacia tu sitio web, además de publicarlos en el mismo. Los usuarios visualizarán estos vídeos. Pueden promocionar tu evento de un modo emocionante e impactante a una fracción del coste de hacerlo a través de los medios tradicionales.

Los sitios sociales son actualmente el componente más visible de la Web 2.0. MySpace , Facebook , LinkedIn , Plaxo y Xing son sólo algunos de los muchos sitios web donde las personas se relacionan por motivos sociales o profesionales. I-Meet es una red social que ha sido desarrollado específicamente para profesionales del sector de congresos y reuniones. Todos ellos permiten a los usuarios publicar su perfil y foto, y ponerse en contacto con sus amigos y colegas.
Hay personas que piensan que estos sitios son una pérdida de tiempo y exclusivamente para adolescentes que quieren compartir sus datos y experiencias personales. No obstante, si realizas una búsqueda con “organización de reuniones”, encontrarás actividad en todos ellos. Proporcionan a los organizadores profesionales un canal por el que relacionarse y compartir experiencias de modo novedoso.

Para poner un ejemplo, Facebook Connect te permite insertar un “botón” de Facebook en la página de inscripción del sitio web del evento, con el título “¿Te interesa un descuento? ¡Invita a tus amigos de Facebook y conseguirán un descuento también!” El asistente al evento hace clic en el botón para abrir su propia página en Facebook para elegir a sus amigos. Todo el mundo obtiene un descuento y, por medio de esta aplicación sencilla y gratuita, se puede aumentar el número de asistentes al evento. Varios proveedores de tecnología para la gestión de participantes lo incorporarán pronto.

Un número de asociaciones ha publicado páginas en Facebook con información sobre sus eventos para crear comunidad y levantar expectación, también.
Además, las aplicaciones para el networking diseñadas especialmente para la industria de los eventos, como Pathable CrowdVine o IntroNetworks , incorporan estas herramientas de los medios sociales para crear sitios sociales específicamente para el sector de congresos y reuniones.

Twitter y otras aplicaciones de telefonía móvil.

Se puede definir Twitter como una mezcla de mensajería de texto y chat. Los usuarios envían mensajes cortos de menos de 140 caracteres (conocidos como “tweets”) normalmente sobre lo que están haciendo actualmente. Esta aplicación muy abierta permite a los usuarios monitorizar a cualquier persona que se ha dado de alta en Twitter, lo que significa que cuando abran la aplicación, verán los “tweets” publicados por las personas de su elección. Por ejemplo, mi página en Twitter tiene la siguiente URL: www.twitter.com/corbinball .

Esta aplicación es importante para el sector de congresos y reuniones porque es ante todo una aplicación de telefonía móvil. Las personas utilizan Twitter para hacer comentarios sobre las reuniones a las que asisten y para ponerse en contacto con gente que comparte los mismos intereses. Por ejemplo, en la conferencia de MeetDifferent, que MPI celebró recientemente en Atlanta, el hashtag de Twitter (la palabra de búsqueda) era #meetdifferent (es importante no olvidar la almohadilla). Si realizas una búsqueda con esta palabra en http://search.twitter.com,podrás ver todos los “tweets” publicados sobre el evento.
Otros proveedores de aplicaciones de telefonía móvil, como Poll Everywhere VisionTree , Zuku , QuickMobile o Snipp , disponen de una gama de aplicaciones de networking, de votación y de información para reuniones, ferias de muestras y eventos.

Los sitios web de reseñas

Es posible que de todas las aplicaciones Web 2.0 los sitios web de reseñas tengan al final uno de los impactos más grandes en el sector de congresos y reuniones y en la sociedad en general.
Un buen ejemplo de ello es Trip Advisor , uno de los sitios web más visitados por las personas que buscan información sobre hoteles. Los comentarios que se publican de estos sitios suelen proporcionar una descripción más precisa de los servicios y las instalaciones de un hotel que la información disponible en el sitio web del mismo. Las impresiones sin florituras de los clientes, normalmente con algunas reseñas buenas y otras malas, ayudan sobremanera a tomar decisiones de compra. Ya existen sitios de reseñas para casi cualquier producto o servicio; Yelp es uno de los sitios de reseñas sobre restaurantes y muchos otros servicios.

Han aparecido varios sitios de reseñas diseñados específicamente para los organizadores profesionales, entre los que se encuentran MeetingUniverse Meetings Intelligence Exchange MeetingsCollaborative y Elite Meetings . Incluyen reseñas de espacios para reuniones y de hoteles. Es posible que uno de estos sitios se convierta en el “Trip Advisor” del sector de congresos y reuniones. No cabe duda, sin embargo, de que si eres proveedor para el sector, se publicarán comentarios sobre tus servicios y productos en los sitios de reseñas, que tendrán un peso cada vez mayor en las decisiones de compra de los organizadores profesionales.

Éstos son sólo algunos ejemplos de cómo la Web 2.0 está cambiando el sector de congresos y reuniones. Gracias a estas aplicaciones, la Web se ha vuelto más interactiva, modificando constantemente la forma en la que se comercializan y se gestionan las reuniones. No sólo afectarán a nuestro trabajo como organizadores profesionales, sino que también tendrán un impacto cada vez mayor en la sociedad en general.

LA WEB 2.0 REVOLUCIONA EL MARKETING

La ola de la web 2.0 está cambiando los modos de usar internet. Hoy predominan los usuarios activos y creativos, sobre todo, entre los más jóvenes. Y los profesionales del marketing y de la publicidad no pueden darles la espalda.

Un dato importante: los jóvenes vuelven a dar importancia a los spots; los consideran un medio de entretenimiento y son coleccionados como si de piezas artísticas se tratase. Sobre todo, los que se pueden ver en internet. Ésta son algunas de las conclusiones del estudio Timescout, realizado por Tfactory, agencia alemana de marketing especializada en el público joven. Este estudio investiga las tendencias dominantes entre los jóvenes alemanes. Así, el 50% de los jóvenes consultados, entre 11 y 29 años, busca buenos spots en internet, los reenvían a sus amigos y los coleccionan. Respecto a los usuarios de entre 30 y 39 años, su implicación con la web 2.0 es mucho menor que la de los más jóvenes.

"La mayoría de la gente quiere participar en internet de forma activa, presentar sus propios proyectos creativos y conocer los proyectos de otros. Internet se convierte en un medio capaz de estimular la creatividad y el intercambio de producciones creativas", afirma Bernhard Heinzlmaier, director del estudio, realizado en 2006.

El estudio, que se desarrolla desde 2001, muestra que el 70% de los consultados conoce las plataformas YouTube y MySpace, de los cuales un 50% utiliza YouTube y un 30% MySpace. Una tercera parte de los menores de 20 años cuenta con su propia página web y otro tercio cuelga en la red vídeos de producción propia. Una quinta parte mantiene su propio blog. El 25% de los encuestados crearía su propia página web y colgaría sus vídeos si contase con los conocimientos técnicos necesarios para hacerlo.

Marketing en la web 2.0

Estos cambios son los que dan lugar al fenómeno que está marcando el devenir del marketing: la entrada en escena de un consumidor activo. La web 2.0 proporciona a los usuarios las herramientas y los canales para expresarse y difundir sus opiniones y creaciones de forma similar a como lo hacen las empresas. Y esta actividad es capaz de generar una gran influencia en la percepción que se tiene de una marca o producto. Las redes sociales o comunidades online funcionan como foros en los que cualquier idea puede extenderse como un virus.

Ante este panorama, el marketing trata de encontrar la forma de introducirse en las redes sociales. Según un informe de Forrester Research, si en 2006 el 38% de las marcas utilizó estos espacios de encuentro entre usuarios, en 2007, el 48% de los brand marketers utilizará las comunidades online para desarrollar sus campañas de marketing.

Según Emily Riley, directora de la investigación del informe Social Networking Sites: Defining Advertising Opportunities in a Competitive Landscape (Sitios de redes sociales: definiendo las posibilidades publicitarias en un escenario competitivo), las empresas están viendo que deben buscar a sus consumidores en las redes sociales, donde los usuarios se agrupan en función de gustos, aficiones u ocupaciones comunes y donde se pueden encontrar targets excelentemente definidos. Si la marca encuentra personas que quieran hablar de ella en las redes sociales, es decir, evangelistas que extiendan su mensaje de forma viral o por boca a boca, habrán dado con una excelente herramienta de marketing: "El 30% de los usuarios que acuden a menudo a comunidades online tienen en cuenta las opiniones de sus colegas al tomar una decisión de compra, frente al 10% que cree en la publicidad".

Las empresas deben tener en cuenta, sin embargo, que "el marketing en comunidades online no es efectivo para todos los anunciantes". La marca ha de tener en cuenta si su audiencia se encuentra presente en ellas, el mensaje que quiere dirigirle y cómo hacérselo llegar de forma atractiva.